Retours et notes de crédit

Un client rapporte un article : le coin de finition est arrivé endommagé. La facture est déjà émise et, dans Acomba, une facture ne se modifie plus : il faut un crédit pour l'article retourné, au bon prix et avec les bonnes taxes, remettre l'article en stock, puis déduire le crédit de ce que le client doit encore. Fait à la main, c'est trois écrans et autant d'occasions de se tromper d'un cent.

Dans cette recette, nous allons traiter le retour de bout en bout : créer la note de crédit pour les seuls articles retournés, l'appliquer à la facture d'origine, puis vérifier le solde du client. Nous verrons aussi comment annuler une facture entière.

Ce que vous allez apprendre

créditer une partie d'une facture (retour partiel), taxes calculées sur les articles retournés ;

appliquer une note de crédit à la facture qu'elle réduit, comme Acomba ;

annuler une facture entière par un crédit ;

lire l'effet des crédits sur le solde du client et sur les ventes.

Avant de commencer

une clé API en écriture ;

les modules Facturation et Comptes clients actifs ;

la facture d'origine, émise dans Acomba ou par l'API ;

un dossier de test pour le premier essai : cette recette écrit dans Acomba.

Retour, crédit et application dans Acomba

Avant d'écrire, voyons ce qui se passe dans Acomba. Le retour crée une note de crédit : un document de facturation aux quantités et montants négatifs, qui remet l'article en stock. Ce crédit arrive aux comptes clients comme une transaction à appliquer : tant qu'il n'est pas affecté à une facture, le client a une facture ouverte d'un côté et un crédit de l'autre. L'application est un encaissement sans argent : le crédit d'un côté, la facture de l'autre, pour le même montant.

Étape 1 : retrouver la ligne retournée

Commençons par la facture. Chaque ligne y porte un line_id, qui désigne l'article à créditer.

cURL

Réponse 200 (extrait)

Étape 2 : créditer les articles retournés

Nous savons quelle ligne créditer ; créons la note de crédit. Avec lines, seules les lignes et quantités indiquées sont créditées : c'est un retour partiel.

cURL

Réponse 200

La note de crédit (GET /api/invoicing/credits/by-id/18794) reprend le prix de la facture, et ses taxes sont calculées sur l'article retourné : 30,00 , TVQ 2,99 . L'article retourne en stock. Sa référence, REV:<id unique de la facture>, la relie à la facture d'origine.

Trois règles protègent la facture :

plusieurs retours sont possibles, mais le total crédité d'un article ne dépasse jamais la quantité facturée (sinon 422, avec le reste à créditer) ;

le transport n'est pas crédité lors d'un retour partiel, sauf si vous ajoutez "include_shipping": true, une seule fois par facture ;

une ligne de texte ne se crédite pas.

Étape 3 : appliquer le crédit à la facture

Le crédit existe ; il reste à l'appliquer à la facture. Pour cela, il faut les identifiants de comptes clients de la facture et du crédit, fournis par la liste des transactions ouvertes du client.

cURL

Réponse 200 (extrait)

L'application est un encaissement de type remboursement (payment_type 3), sans mode de paiement : la ligne du crédit en négatif, puis la facture du même montant en positif. Les lignes s'équilibrent à 0 $ : aucun argent ne bouge.

cURL

Réponse 200

Relisez les transactions ouvertes : le crédit a disparu, et la facture ne doit plus que 1 103,76 $.

Annuler une facture entière

Une facture émise par erreur s'annule de la même façon, sans lines : le crédit reprend toutes les lignes, le transport et les taxes.

cURL

Une facture ne s'annule qu'une fois : si un crédit existe déjà (renversement ou retour), la requête répond 409 ; créditez alors le reste avec lines. Appliquez ensuite le crédit comme à l'étape 3.

Le script complet

Assemblons le traitement d'un retour : ce script crée la note de crédit pour les articles retournés, puis l'applique à la facture d'origine et affiche le nouveau solde.

Python

JavaScript (Node.js)

Exemple de sortie :

Crédit 20432 pour la facture 20431 (Rénovations Beaulieu inc.)
  COIN-10        -1     -30.00 $
  Taxes : TPS -1.50 $ · TVQ -2.99 $ · total -34.49 $
  Crédit appliqué (paiement 6271) : la facture 20431 passe de 1,138.25 $ à 1,103.76 $

Bon à savoir

La facture d'origine ne change pas. Elle reste telle qu'émise ; c'est le crédit appliqué qui réduit ce que le client doit.

Plusieurs crédits d'un coup. Un même encaissement peut appliquer plusieurs crédits à une facture : une ligne négative par crédit, puis la facture pour leur total.

Facture déjà payée. Le crédit ne peut plus s'appliquer à elle : il reste au compte du client, à appliquer à une autre facture (même encaissement, autre invoice_ar_id) ou à rembourser.

Journée courante. Gardez current_day: true : une facture qui n'est pas encore transférée à la Comptabilité ne peut pas être réglée par un paiement déjà transféré (422, code 119).

Dans vos rapports de ventes, les notes de crédit sont comptées à part : credits_count et credits_amount dans GET /api/sales/summary, déduits des ventes nettes (revenue_net).

Codes d'erreur : voir Codes d'erreur.

Et voilà

Votre retour est traité sans ressaisie : la note de crédit couvre exactement les articles rapportés, avec leurs taxes, l'article est revenu en stock, et le crédit est appliqué à la facture, dont le solde est à jour. Vous savez aussi annuler une facture entière et retrouver les crédits dans vos chiffres de ventes.

Pour aller plus loin

Commande en ligne, facture et paiement : la vente d'origine, de la commande à l'encaissement.

États de compte automatisés : le crédit apparaît sur le prochain état de compte du client.

Relances de recouvrement : relancer seulement ce qui reste dû après les crédits.

Retour, crédit et application dans Acomba#

Étape 1 : retrouver la ligne retournée#

Étape 2 : créditer les articles retournés#

Étape 3 : appliquer le crédit à la facture#

Annuler une facture entière#

Le script complet#

Bon à savoir#

Et voilà#

Retour, crédit et application dans Acomba

Étape 1 : retrouver la ligne retournée

Étape 2 : créditer les articles retournés

Étape 3 : appliquer le crédit à la facture

Annuler une facture entière

Le script complet

Bon à savoir

Et voilà