Bons de commande, réceptions et rapprochement

Créez vos bons de commande dans Acomba depuis votre système, enregistrez les livraisons au fur et à mesure, saisissez la facture du fournisseur et vérifiez automatiquement qu'elle correspond à ce qui a été commandé et reçu (« rapprochement à trois »).


Pour qui	Achats, réception, comptes fournisseurs, intégrateur d'un outil d'approvisionnement
Fréquence	À chaque commande, chaque livraison et chaque facture ; rapprochement quotidien ou hebdomadaire
Clé API	Écriture (création, réception, facture) ; lecture pour le rapprochement
Module Acomba	Facturation (achats) et Fournisseurs

Comment Acomba gère un achat

Étape	Dans Acomba	Dans l'API
Bon de commande	Un document Achat	`POST /api/invoicing/purchases`
Réception	Le même document : la quantité reçue de chaque ligne augmente, et le stock du produit aussi	`POST /api/invoicing/purchases/{code}/lines/{line_id}/actions/receive`
Facture du fournisseur	Un document comptable distinct, sans lignes de produits (montants et ventilation comptable seulement)	`POST /api/suppliers/transactions`

Sur chaque ligne d'achat : ordered_qty = quantité commandée, invoiced_qty = quantité reçue. Le reliquat est la différence.

Ce qu'Acomba ne relie pas

L'achat et la facture du fournisseur ne sont pas liés dans Acomba : c'est votre numéro de bon de commande, placé dans le champ reference des deux documents, qui les relie. Il n'existe pas non plus de statut « reçu » ou « fermé » : on le calcule à partir des lignes.

Le parcours

Étape 1 : créer le bon de commande

Donnez ordered_qty pour chaque ligne et votre numéro de bon de commande dans reference (30 caractères au maximum).

cURL

Réponse 200

Relisez ensuite les lignes pour obtenir leur line_id, nécessaire à la réception :

cURL

Réponse 200 (extrait)

Étape 2 : enregistrer une livraison

Un appel par ligne livrée. La quantité peut être partielle : le reste demeure en commande.

cURL

Réponse 200 (extrait)

product_price : prix facturé par le fournisseur pour cette livraison.

receive-and-update-cost (même corps, plus modify_next_cost) met aussi à jour le prochain coûtant du produit, si le fournisseur est associé au produit dans Acomba.

Relisez les lignes : la ligne 9101 affiche maintenant invoiced_qty: 3.0 sur ordered_qty: 5.0, et le stock de COIN-10 a augmenté de 3.

Une réception ne s'annule pas en supprimant l'achat

Chaque réception crée un mouvement d'inventaire. Supprimer le bon de commande ne retire pas ce mouvement du stock. Une erreur de réception se corrige par un retour ou un ajustement d'inventaire.

Étape 3 : saisir la facture du fournisseur

Saisissez la facture avec la même reference que le bon de commande, et conservez l'id renvoyé : retrouver une facture en parcourant toutes celles d'un fournisseur est lent.

cURL

Réponse 200

invoice_number : 12 caractères au maximum. invoice_type : 2 facture, 1 crédit.

Ventilation comptable : la somme des montants doit être nulle. La première affectation est toujours le compte fournisseurs, au crédit (montant positif) ; les comptes de dépense ou d'inventaire suivent, au débit (montants négatifs). Dans l'ordre inverse, Acomba refuse la facture.

Le compte fournisseurs de votre dossier se lit avec GET /api/suppliers/payables (profil payable 0 par défaut). Les numéros de compte de l'exemple sont fictifs.

Les taxes à récupérer se ventilent sur leurs propres comptes, comme dans Acomba.

Étape 4 : rapprocher

Pour chaque bon de commande facturé, le script compare :

Contrôle	Calcul	Écart signalé
Montant	Sous-total de la facture comparé à Σ (quantité reçue × prix) des lignes	Écart supérieur à la tolérance
Facture sans réception	Rien reçu sur le bon de commande	Facture à vérifier avant de payer
Reliquat	Quantité commandée − quantité reçue	Livraison incomplète

Python

JavaScript (Node.js)

Exemple de sortie, après une livraison partielle de 3 coins sur 5 et une facture de 7,50 $ :

BC-0412 ↔ facture 35740 : reliquat : COIN-10 × 2, COIN-09 × 4

Bon à savoir

Quantité commandée explicite. Envoyez toujours ordered_qty sur les lignes d'un achat.

Prix de la livraison. Le rapprochement utilise le prix de la ligne (selling_price, après escompte). Si le fournisseur facture un autre prix, l'écart apparaît : c'est voulu.

Stock « en commande ». Ne vous fiez pas à la quantité en commande d'achat de la fiche produit pour suivre vos livraisons : suivez le reliquat des lignes du bon de commande.

Recevoir tout un bon de commande : il n'y a pas d'appel unique, bouclez sur les lignes (une à la fois).

Retrouver une facture saisie dans Acomba (sans id conservé) : GET /api/suppliers/invoices-ap?supplier_code=…, puis filtrez sur reference. Comptez quelques dizaines de secondes pour un fournisseur actif ; faites-le une fois, puis conservez l'id.

Hors de portée de l'API : convertir un achat en facture fournisseur, fermer un bon de commande, ou lire la quantité déjà facturée calculée par la fenêtre de rapprochement d'Acomba.

Essayez d'abord dans un dossier de test : création, réception et facture sont de vraies écritures, et une réception modifie le stock.

Bons de commande, réceptions et rapprochement

Comment Acomba gère un achat#

Le parcours#

Étape 1 : créer le bon de commande#

Étape 2 : enregistrer une livraison#

Étape 3 : saisir la facture du fournisseur#

Étape 4 : rapprocher#

Bon à savoir#

Comment Acomba gère un achat

Le parcours

Étape 1 : créer le bon de commande

Étape 2 : enregistrer une livraison

Étape 3 : saisir la facture du fournisseur

Étape 4 : rapprocher

Bon à savoir