De la soumission à la commande

Le client a dit oui. La soumission envoyée il y a deux semaines doit maintenant devenir une commande : mêmes lignes, même vendeur, même territoire, les mêmes clauses (« pas d’électricité sur le chantier, joints non garantis »), et un transporteur pour la livraison. Ressaisir la commande, c'est risquer d'oublier une clause ou de changer un prix promis. Et quand la soumission vient d'un outil d'estimation ou d'un formulaire web, la retaper dans Acomba n'a aucun sens.

Dans cette recette, nous allons préparer une soumission complète à partir de votre application, avec ses clauses tirées d'un format d'Acomba, puis la convertir en commande quand le client l'accepte, sans rien ressaisir.

Ce que vous allez apprendre

choisir une numérotation de soumissions qui n'empiète pas sur celle des factures ;

créer une soumission avec son vendeur, son territoire, sa date de validité et les clauses d'un format ;

convertir la soumission acceptée en commande, et ce qu'Acomba fait de la soumission ;

compléter la commande avec le transporteur et vérifier le reste à livrer.

Avant de commencer

une clé API en écriture ;

le module Facturation actif ;

le client, le vendeur et le territoire déjà inscrits dans Acomba (GET /api/invoicing/salesrep, GET /api/invoicing/territory) ;

le format qui contient vos clauses (GET /api/invoicing/templates) et le transporteur (GET /api/invoicing/shipping) ;

un dossier de test pour le premier essai : cette recette écrit dans Acomba.

De la soumission à la commande dans Acomba

Avant d'écrire, voyons le chemin du document. Une soumission d'Acomba porte déjà tout ce que la commande reprendra : client, vendeur, territoire, lignes et taxes. À la conversion, Acomba crée la commande en gardant le numéro de la soumission, puis retire la soumission : elle n'existe plus dans Acomba. La commande suit ensuite le reste à livrer jusqu'à la facture.

Étape 1 : choisir le numéro de la soumission

Commençons par le numéro. Dans Acomba, soumissions, commandes et factures d'un même profil de recevable partagent un seul compteur : la numérotation le montre, avec le même dernier numéro pour chaque type.

cURL

Réponse 200 (extrait)

Une soumission créée par l'API porte le code que vous lui donnez (code est obligatoire), et ce code ne touche pas au compteur ; les factures, elles, sont numérotées par Acomba à partir de ce compteur commun. Donnez à vos soumissions votre propre préfixe (ici SOUM-1045) : leur numéro ne se confond jamais avec celui d'une facture, et vos factures restent consécutives.

Étape 2 : reprendre les clauses d'un format

Le numéro est choisi ; passons au contenu. Vos clauses habituelles vivent souvent dans un format d'Acomba. Ses lignes de texte (une description, sans produit ni quantité) se lisent comme les lignes d'un document.

cURL

Réponse 200 (extrait)

Gardez les lignes sans sku : ce sont les clauses à ajouter à la soumission.

Étape 3 : créer la soumission

Nous avons le numéro et les clauses ; créons la soumission. Le vendeur et le territoire se donnent par leur code ; valid_until est la date limite de la soumission.

cURL

Réponse 200

Relisez-la pour obtenir les taxes calculées par Acomba :

cURL

Réponse 200 (extrait)

Les taxes viennent du groupe de taxes du client : ici TPS 182,44 .

Étape 4 : le client accepte, convertir en commande

La soumission est partie chez le client ; il l'accepte. Une seule requête la convertit en commande.

cURL

Réponse 200

Trois choses à retenir de cette réponse :

source_deleted: true : Acomba a retiré la soumission ; elle n'apparaît plus dans GET /api/invoicing/quotes.

created_transaction_code : la commande garde le numéro de la soumission.

created_order_transaction_id : l'id de la commande, à conserver pour la suite.

Les lignes de produits, les clauses, le vendeur, le territoire et les prix passent tels quels dans la commande, et chaque ligne a sa case B.O. cochée : le reste à livrer est suivi jusqu'à la dernière facture.

Étape 5 : compléter la commande

La commande est créée ; ajoutons ce qui sert à la livraison. Le transporteur se pose sur la commande, par son code.

cURL

Réponse 200

Relisez la commande (GET /api/invoicing/orders/by-id/18795) : header.shipping_method porte le transporteur, et les lignes, les clauses et les totaux sont ceux de la soumission.

Le script complet

Assemblons le tout : ce script prépare la soumission avec les clauses du format, puis, quand le client l'accepte, la convertit en commande et pose le transporteur. Les deux moments sont séparés, comme dans la réalité.

Python

JavaScript (Node.js)

Exemple de sortie :

$ python soumission.py creer
Soumission SOUM-1045 (id 18792) pour Rénovations Beaulieu inc.
  Vendeur Martin Lessard · territoire Estrie · valide jusqu'au 2026-11-10
  PEINT-H    Peinture à l’heure                        40     3,648.80 $
             Pas d’électricité sur le chantier, joints non garantis
  Sous-total 3,648.80 $ · taxes 546.41 $ · total 4,195.21 $

$ python soumission.py accepter SOUM-1045
Commande SOUM-1045 (id 18795) créée ; soumission retirée par Acomba : True
  Vendeur Martin Lessard · territoire Estrie · transporteur Transport Gagnon
  PEINT-H    Peinture à l’heure                        40     3,648.80 $
             Pas d’électricité sur le chantier, joints non garantis
  Sous-total 3,648.80 $ · taxes 546.41 $ · total 4,195.21 $
  Lignes en B.O. (reste à livrer suivi) : PEINT-H

Bon à savoir

Gardez votre suivi avant la conversion. Acomba retire la soumission convertie : pour mesurer votre taux de conversion ou garder l'historique des soumissions acceptées, enregistrez-les de votre côté avant to-order.

Le transporteur se pose sur la commande. Sur une soumission, il n'est pas encore conservé par l'API (correction en cours) ; il n'a d'usage qu'à la livraison.

Les lignes de texte suivent le document. À la conversion, les clauses sont reprises à leur place, sans quantité.

Une soumission refusée se supprime avec DELETE /api/invoicing/quotes/{code}, une commande abandonnée avec DELETE /api/invoicing/orders/{code}.

Livrer en plusieurs fois. La case B.O. cochée garde le reste à livrer : facturez chaque livraison avec POST /api/invoicing/orders/{code}/actions/to-invoice et ses lines.

Une facture ne se modifie plus. Vérifiez la commande avant de la facturer ; une facture se corrige par une note de crédit.

Codes d'erreur : voir Codes d'erreur.

Et voilà

Votre soumission acceptée devient une commande sans rien ressaisir : numérotée hors du compteur des factures, préparée avec son vendeur, son territoire et les clauses de votre format, convertie en une requête, puis complétée avec le transporteur. Vous savez aussi pourquoi la soumission disparaît d'Acomba à la conversion, et comment la commande suit le reste à livrer.

Pour aller plus loin

Le vrai coût horaire dans vos soumissions : fixer le prix de la main-d'œuvre avant de soumissionner.

Commande en ligne, facture et paiement : facturer la commande et encaisser le paiement.

Synchronisation CRM : créer le client depuis votre CRM avant la première soumission.

De la soumission à la commande dans Acomba#

Étape 1 : choisir le numéro de la soumission#

Étape 2 : reprendre les clauses d'un format#

Étape 3 : créer la soumission#

Étape 4 : le client accepte, convertir en commande#

Étape 5 : compléter la commande#

Le script complet#

Bon à savoir#

Et voilà#

De la soumission à la commande dans Acomba

Étape 1 : choisir le numéro de la soumission

Étape 2 : reprendre les clauses d'un format

Étape 3 : créer la soumission

Étape 4 : le client accepte, convertir en commande

Étape 5 : compléter la commande

Le script complet

Bon à savoir

Et voilà