Lot de paiements fournisseurs

Chaque semaine, c'est la même routine : repérer les factures fournisseurs qui arrivent à échéance, préparer un chèque par fournisseur, l'inscrire dans Acomba et le répartir sur les bonnes factures. Une facture oubliée, c'est des frais de retard ; une facture payée deux fois, c'est de l'argent à aller récupérer.

Dans cette recette, nous allons préparer ce lot de paiements automatiquement : la liste des factures à payer, un chèque (ou un paiement direct) par fournisseur, inscrit dans Acomba et appliqué à ses factures, avec un essai à blanc avant d'écrire quoi que ce soit.

Ce que vous allez apprendre

dresser la liste des factures fournisseurs à payer cette semaine ;

regrouper ces factures en un paiement par fournisseur, numéroté comme vos chèques ;

inscrire chaque paiement dans Acomba et vérifier les factures qu'il a réglées ;

relancer un lot interrompu sans jamais payer deux fois.

Avant de commencer

une clé API avec accès en écriture ;

le module Fournisseurs actif dans votre dossier Acomba ;

le numéro du compte de banque qui émet les chèques (catégorie Banque du plan comptable) ;

le numéro du premier chèque de votre carnet, ou le premier numéro de vos paiements directs ;

idéalement, un dossier de test : un paiement est une vraie écriture comptable.

Comment Acomba gère un paiement fournisseur

Avant de payer, voyons ce qu'Acomba enregistre. Un paiement fournisseur est une fiche (chèque, paiement direct ou comptant) tirée sur un compte de banque, puis répartie sur une ou plusieurs factures du même fournisseur. La facture ainsi réglée sort de la liste des factures à payer.

Dans Acomba	Dans l'API
Factures fournisseurs ouvertes, échues ou à échoir	`GET /api/payables/to-pay`
Solde du compte de banque	`GET /api/cashflow/bank-accounts/{code}`
Chèque ou paiement direct, réparti sur les factures	`POST /api/suppliers/payments`
Factures réglées par un paiement	`GET /api/suppliers/payments-ap/by-id/{id}/invoices-paid`

payment_type vaut 1 pour un chèque et 2 pour un paiement direct. Dans les deux cas, payment_number est obligatoire : c'est le numéro du chèque que vous imprimez, ou celui de votre virement. Seul vous le connaissez, et il doit correspondre à ce que la banque affichera au rapprochement.

Étape 1 : dresser la liste des factures à payer

Commençons par demander à Acomba ce qui est dû. days_to_due_max=7 garde les factures qui échoient dans les 7 prochains jours, et les factures déjà en retard sont incluses par défaut. sort_by=supplier range la liste par fournisseur, ce qui facilite le regroupement.

cURL

Réponse 200 (extrait)

amount_remaining : ce qui reste à payer sur la facture, paiements antérieurs déjà déduits. C'est le montant à appliquer.

invoice.id : l'identifiant à donner au paiement (invoice_ap_id).

is_credit: true : un crédit du fournisseur, avec un amount_remaining négatif. Cette recette ne paie pas les fournisseurs qui ont un crédit ouvert : appliquez d'abord le crédit dans Acomba.

Avant d'émettre les chèques, jetez un œil au solde du compte : GET /api/cashflow/bank-accounts/1050 renvoie current_balance.

Étape 2 : émettre un chèque par fournisseur

La liste est prête ; payons maintenant chaque fournisseur. Un paiement règle toutes les factures du fournisseur d'un coup : amount est la somme des montants appliqués aux factures.

cURL

Réponse 200

id : l'identifiant du paiement, à conserver pour la vérification.

Pour un paiement direct, envoyez "payment_type": 2 et le numéro de votre virement dans payment_number (des chiffres seulement).

Un escompte de paiement rapide se donne par facture : "discount": 16.24 à côté du amount de la facture. L'escompte total du paiement est calculé pour vous.

Avant d'écrire quoi que ce soit, l'API contrôle le paiement. Rien n'est inscrit dans Acomba si l'un de ces contrôles échoue :

Réponse	Cause	Que faire
422 « payment_number requis : indiquez le numéro du chèque (prochain numéro du compte : 2443) »	Chèque ou paiement direct sans numéro	Donner le numéro du chèque imprimé ; le compte indique le prochain numéro qu'il a en mémoire
409 « Le numéro 3101 est déjà utilisé pour ce type de paiement sur le compte 1050 »	Ce numéro de chèque existe déjà	Prendre le numéro suivant de votre carnet
422 « amount (…) doit égaler la somme des montants appliqués aux factures (…) »	Le total ne correspond pas aux factures	Recalculer `amount`
422 « La facture … dépasse le solde à payer (…) »	Un montant dépasse ce qui reste dû	Relire la liste de l'étape 1 : la facture a peut-être été payée entre-temps
422 « La facture … appartient à un autre fournisseur » ou « est déjà entièrement payée »	Facture mal rangée ou déjà réglée	Relire la liste de l'étape 1
422 « Le compte … n'est pas un compte de banque »	`bank_number` hors catégorie Banque	Vérifier le numéro du compte

Étape 3 : vérifier les factures réglées

Le chèque est inscrit ; assurons-nous qu'il a réglé les bonnes factures.

cURL

Réponse 200 (extrait)

Les factures réglées disparaissent aussitôt de GET /api/payables/to-pay : la liste est recalculée après chaque paiement.

Le script complet

Assemblons le tout : ce script dresse la liste, l'affiche en essai à blanc, puis, une fois ESSAI_A_BLANC = False, émet un chèque par fournisseur avec les numéros suivants de votre carnet.

Python

JavaScript (Node.js)

Exemple de sortie, en essai à blanc puis pour de vrai :

2 fournisseurs, 1527.40 $ à payer ; solde du compte 1050 : 24850.12 $
  (essai) chèque 3101 — QUINC-01 : 1057.40 $, 2 facture(s)
  (essai) chèque 3102 — BETON-02 : 470.00 $, 1 facture(s)

2 fournisseurs, 1527.40 $ à payer ; solde du compte 1050 : 24850.12 $
  chèque 3101 — QUINC-01 : 1057.40 $ appliqués
  chèque 3102 — BETON-02 : 470.00 $ appliqués

Bon à savoir

Commencez par l'essai à blanc. Comparez la liste avec vos chèques imprimés avant de passer ESSAI_A_BLANC à False.

Un lot interrompu se relance sans risque. Les factures déjà payées sortent aussitôt de la liste des factures à payer, et l'API refuse un montant qui dépasse le solde d'une facture. Reprenez simplement le numéro du chèque suivant.

Les numéros de chèque viennent de vous. GET /api/organisation/charters/1050 donne le prochain numéro que le compte a en mémoire (banking.next_check_number), mais il peut être en retard sur vos chèques réels : votre carnet fait foi.

Un appel à la fois. Acomba traite une écriture à la fois : émettez les paiements l'un après l'autre, sans appels en parallèle.

Ne rejouez pas une écriture après une erreur réseau sans relire : le paiement a peut-être été inscrit. Relisez la liste de l'étape 1 avant de réessayer.

Le solde du compte (current_balance) ne compte que les écritures reportées au grand livre : les chèques du jour n'y sont pas encore.

Un paiement se supprime par DELETE /api/suppliers/payments/by-id/{id} : ses factures redeviennent à payer. Vérifiez d'abord le numéro et le fournisseur du paiement avec GET /api/suppliers/payments/by-id/{id}.

Codes d'erreur : voir Codes d'erreur pour savoir quand réessayer.

Et voilà

Votre lot de paiements se prépare maintenant tout seul : la liste des factures dues, un chèque par fournisseur numéroté comme votre carnet, inscrit dans Acomba et réparti sur les bonnes factures. Vous savez vérifier ce qu'un paiement a réglé, lire les refus de l'API et relancer un lot interrompu sans payer deux fois.

Pour aller plus loin

Bons de commande, réceptions et rapprochement : contrôlez les factures fournisseurs avant de les payer.

Commande en ligne, facture et paiement : le même parcours côté clients.

Relances de recouvrement : suivez l'argent qui doit entrer, pas seulement celui qui sort.

Comment Acomba gère un paiement fournisseur#

Étape 1 : dresser la liste des factures à payer#

Étape 2 : émettre un chèque par fournisseur#

Étape 3 : vérifier les factures réglées#

Le script complet#

Bon à savoir#

Et voilà#

Comment Acomba gère un paiement fournisseur

Étape 1 : dresser la liste des factures à payer

Étape 2 : émettre un chèque par fournisseur

Étape 3 : vérifier les factures réglées

Le script complet

Bon à savoir

Et voilà